Dix trucs pour des facilitations sereines

Se lancer dans la facilitation sans formation est risqué. Pour autant, le manque de moyens peut donner envie de se tester, dans des contextes peu risqués et en petits groupes. Voici quelques conseils essentiels, à ajouter aux modes d’emploi qu’on peut trouver ici, sur le Web et en librairie.

Soyez certain d’avoir envie !

C’est un conseil de bon sens, mais fondamental. Pour faciliter, il faut une réelle, une authentique motivation. Vous allez être sur la scène, vous aurez en tête une multitude de paramètres comme horaires, matériel, éclairage, sono, ambiance, échanges, relances, créativité, convergence, horaires encore, pauses, dernière ligne droite, conclusions, tour de parole, célébration, congés, etc., tout en prétendant être « une mouche sur le mur » et en laissant le groupe s’auto-organiser… Il y aura des incidents, il y aura de troubles-fêtes, il y aura des retards, il y aura des silences assourdissants. Bref, une certaine dose de stress pourrait bien survenir. Alors ne vous laissez embarquer dans une facilitation que si vous êtes super motivé-e, cela vous aidera.

Assurez-vous d’avoir les moyens de vos ambitions

Que vous facilitiez une rencontre à l’école maternelle ou dans un grand business, vous devez toujours vous assurer que la promesse contenue dans l’événement puisse être tenue. Car la majeure partie des évènements de co-création commencent par une invitation à être créatif, à partager et à construire l’avenir. Si les participants « se lâchent » et découvrent après coup que l’organisation ne peut, ou ne veut pas traduire en actions ce qui a été imaginé, il y a de fortes chances qu’ils soient très frustrés. Effet collatéral: ne parlez plus d’intelligence collective à ces déçus.

Ne lésinez pas sur la logistique

On a beau répéter que le facilitateur est un philosophe qui accepte ce qui vient, qu’il voit dans le chaos un réel partenaire et que tout se passe bien quand il disparaît ou presque, il est comme le funambule: il y a un filet, et on aurait tort de négliger ce filet. Cette sécurité repose sur une bonne logistique: des invitations claires, un espace fonctionnel, un accueil digne de ce nom, des démarches d’inscriptions fluides, de l’éclairage juste ce qu’il faut, une sonorisation audible, de quoi manger et boire à tout heure, etc., etc. Certes, l’idéal serait d’être épaulé par un responsable logistique. Mais si ce poste a été négligé par l’organisation… c’est sur le facilitateur qu’il retombera!

Soyez exigeant sur les lieux

Comme la plupart des candidats à un événement d’intelligence collective n’ont aucune idée de ce que nous appelons l’architecture invisible, de nombreux critères de qualité vont leur échapper. Le plus souvent, ils jugeront un lieu « accueillant », « charmant », ou encore « classe », alors que vous cherchez un espace qui suscite le partage, qui envoie de l’énergie et qui puisse accueillir toute sorte d’atelier. On sait par exemple qu’un Forum Ouvert « consomme » facilement deux fois la surface d’une salle de conférence pour le même nombre de participants. Mais ce n’est pas tout. Vous cherchez des espaces conviviaux, des murs anonymes où accrocher nombre de feuilles, des dizaines de flipchart, des zones « de relâche » où discuter à 2, 3, 4 de manière informelle, etc. Une seule méthode: exiger dès le début d’être impliqué dans le choix du lieu, et être prêt à justifier à tout moment pourquoi tel château en Bavière, malgré tout son faste, ne conviendra pas…

Clarifiez le sujet

Les événements que nous évoquons ici exigent une intention claire. Trop souvent l’organisation accouche d’un titre de travail mou, sans saveur ni peps, et pense que cela suffira « parce que de toutes façons il faut surtout qu’on se parle, quoi ». Mais non, cela ne suffira pas. Pour vous assurer la venue de vos invités, et leur réel engagement, vous ne devez pas seulement les séduire, mais réellement les motiver par un enjeu qui fasse sens, qui laisse miroiter de réels et profonds changements. On sait qu’il n’y a pas que du mauvais stress dans notre vie moderne, et c’est la même chose en matière de facilitation: un sujet qui suscite une forme de « tension » est le plus souvent un bon sujet.

Assurez-vous d’avoir la direction avec vous

Si les directions des organisations commandent les événements et les financent, on peut parfois leur reprocher de ne pas s’investir davantage, ce qui est très dangereux. Dans la plupart de ces rencontres, la présence et l’implication de la direction sont fondamentales, avant, pendant et après le jour J. Elles prouvent au public présent que le sujet est sérieux, qu’il touche un territoire qui dépasse son petit service et que de réelles suites sont à attendre. Comme le choix du lieu, cet engagement de la direction est à demander, vérifier, et même verrouiller dès les premiers contacts. Dans 90% des cas, fuyez la participation à un événement qui ne remplirait par cette condition.

Respirez !

La facilitation de certains événements peut vous mettre à genoux sans que vous vous en rendiez compte. La pression, autant physique que psychologique, est parfois grande. Il n’y a pas de recette magique, et votre état dépendra grandement de votre profil et de votre résistance au stress… Vous pouvez cependant vous prémunir par quelques attentions toutes personnelles. Par exemple, en prenant le temps de visiter une dernière fois les lieux la veille au soir, et en faisant un dernier check-up avec le ou la chargé-e de la logistique.
En vous assurant, avec une grande rigueur, que rien, absolument rien, ne doive être préparé le matin. Quelle sérénité, si affiches, flipchart, marqueurs, chaises, micros, sont exactement à la bonne place quand on arrive à l’aurore… A cet instant d’ailleurs, vous pourriez  avoir planifié un moment pour vous, vous le méritez bien. Ce serait un moment de pure respiration, mâtiné de quelques exercices d’étirement (QiGong, yoga, à vous de voir), et de voix (cri, chants, là aussi je vous laisse libre). Si tout cela peut avoir lieu dans la salle où vous vous exprimerez bientôt, sans affoler vos partenaires, c’est l’idéal.
Durant l’événement lui-même, offrez-vous quelques réelles pauses, à l’écart de tous (ils travaillent très bien sans vous), réellement à l’écart (si vous restez là le nez en l’air, quelqu’un viendra forcément vous interroger ou vous féliciter…). Enfin, quand l’événement se termine, tâchez autant que possible de vous faire un premier bilan, de vous à vous, avant de recevoir celui des autres. Le plus objectivement possible (c’est à dire avec la conscience de votre perpétuelle autocritique…).

Ne sauvez rien

La tentation est grande pour le facilitateur de sauver, soigner, améliorer. Votre éducation vous a fait ainsi. Et vous craignez l’échec. Quelqu’un se plaint, vous le consolez. Quelqu’un ne comprend pas, vous lui ré-expliquez. Personne ne bouge, vous bougez. Personne n’écrit, vous prenez le stylo. Les conclusions ne viennent pas, vous en cherchez. Où vous arrêterez-vous? Quelle confiance faites-vous au groupe? Qui agit quand vous agissez ainsi ? Ces petits travers, non contents de nier votre mission de « fa-ci-li-ta-teur », sont totalement néfastes. Pendant que vous prétendez traiter un problème, les participants concluent que c’est vous le « boss », qu’il y a des choses qui leur échappent, qu’ils ne disposent pas du savoir suffisant pour traiter le sujet, que la solution ne leur appartient plus, et que vous êtes en train de réfléchir à leur place… malgré toutes vos promesses!

Soyez prêt à l’inconnu

Si des « technologies » comme le Forum Ouvert et le Worldcafé présentent l’attrait de proposer une chronologie presque toute tracée, vous devez en tant que facilitateur être rodé aux péripéties. Une rencontre laissant la plus grande liberté aux participants ne peut pas toujours suivre l’ordre du jour imaginé. Il vous sera parfois utile de disposer en réserve d’autres outils, d’autres jeux ou même de faire montre de toute votre créativité pour rebondir face à l’inattendu. Au contraire, vous « accrocher » à votre planning ou à votre outil pourrait s’avérer très destructeur. Un mantra peut vous aider si vous le conservez en tête d’un bout à l’autre de la rencontre et il tient en un mot : c’est la joie. Si vous animez votre événement avec cette exigence, vous sentirez quand vous serez en train de lutter pour tenir un planning ou un concept. Revenez au plaisir et laissez-vous porter par la vague…

Préparez l’atterrissage

Bien que vous ne soyez pas responsable du résultat, vous devez avoir en tête ce moment attendu par tous où le groupe atterrit, touche le sol et décide ce qu’il restera de tout ce remue-méninges. Pensez à réserver un moment pour cela dans votre chronologie, et assurez-vous que ce temps ne passe pas à la trappe! Vous devez être capable d’interrompre les jeux pour exiger que cette étape ait bien lieu, même si cela génère quelques frustrations, même si la décision sera de générer un nouvel épisode ultérieur. Imaginez-vous un match de football sans une fin officielle, ou une pièce de théâtre sans possibilité d’applaudir les protagonistes: une vraie violence pour le public. J’insiste: si vous avez l’impression que le groupe n’a abouti à rien, votre impression n’a aucune légitimité! Oser interrompre, oser inviter à la conclusion représente le plus souvent une très belle opportunité de faire émerger quelque chose d’inattendu, de riche et de porteur pour l’avenir.

 

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