Si vous vous intéressez au Worldcafé, et qu’après consultation de nos documents il vous reste quelques questions, voici une petite FAQ issue de beaucoup de conversations…

Qu’est-ce que le Worldcafé, en une phrase ?

Le « World Café » est un concept/événement qui vise à faciliter le dialogue constructif et le partage d’idées pour susciter intelligence collective et faire émerger besoins, idées et nouvelles visions.

Comment ça fonctionne, pour l’essentiel ?

Avant: on prépare l’événement avec le « client ». On cible le public, l’enjeu. On définit les trois questions qui « portent » (tout un sujet). On designe la journée à venir.

Pendant: on pose une première question, une deuxième, une troisième. Les participants y répondent de manière spontanée, réunis en tables de quatre personnes. Au bout de 20 à 30 minutes, le facilitateur les invitent à changer de table pour travailler sur la deuxième question (ou la même, voir ci-dessous), et ainsi de suite. Les idées pollenisent peu à peu tout le groupe, et des pistes phares surgissent. (voir le manuel pour une présentation détaillée).

Après: on récolte, on synthétise, on lance des projets ou des groupes de travail…

Pourquoi ça marche?

« Simplement » parce que la conversation génère la création, parce qu’une certaine mise en scène de l’espace et l’échange en petits groupes (de 4 maximum) favorisent la prise de parole de tous, à contrario des plénières. Parce que les idées, quand elles circulent de table en table, montent comme une jolie chantilly… Et parce que les collaborateurs ne sont pas assez souvent invités à s’exprimer, alors qu’ils ont le savoir et l’expérience qui leur permettrait tout à fait de gérer le changement…

Pourquoi trois questions et pas quatre ?

D’abord parce que les concepteurs du Worldcafé ont jugé avoir de bonnes raisons pour s’arrêter à trois! Plus sérieusement, la plupart des facilitateurs de Worldcafé affirment que leurs tentatives à quatre questions ne sont pas concluantes. L’énergie n’est plus la même, on risque de tourner en rond. A voir selon l’atmosphère car il faut rester souple. Parfois la quatrième question s’impose, on en a besoin ici et maintenant, pourquoi se l’interdire? Le facilitateur, comme le coach, doit aussi danser avec le moment et le public.

Trois fois la même question ou trois questions différentes?

Les avis sont partagés dans la profession des facilitateurs de Worldcafé. C’est une question de largeur ou de profondeur. Avec trois questions différentes, vous embrassez plus largement votre sujet. Pour les participants, il est aussi plus facile de changer de question quand on change de table, et plus rassurant de ne pas avoir à se reposer la même question. Nos cerveaux ont horreur de ça.
Et pourtant! Accepter de (se) reposer la même question, c’est oser les blancs, le silence, une forme de méditation, et s’offrir la possibilité d’une plus grande profondeur. Sans oublier que c’est la même question, mais avec des partenaires différents. La nouveauté est partout! On touche à un thème sensible: un Worldcafé, contrairement à certaines idées reçues, ce n’est pas forcément que festif, que bruyant, que bavard… Les participants peuvent être dérangés par ce programme, et cet inconfort peut aussi nourrir la créativité finale…

Il y a bien une maîtrise quelque part, une finalité de la part des organisateurs ?

Il faut répéter trois fois la réponse: non, non, non! Si les organisateurs savent déjà la conclusion à laquelle ils veulent arriver, le Worldcafé n’a pas lieu d’être. Pire: il s’apparente à une manipulation des participants, à qui on a promis une large créativité alors qu’il existe un agenda caché… « Tout » ce que les organisateurs peuvent espérer se résume à:

  • Un large partage
  • La mise au jour ce qui pouvait poser probème
  • Le développement de multiples connexions entre des gens qui souvent s’ignoraient
  • Des masses d’idées
  • Un document de synthèse
  • Et parfois un plan d’action

Que faut-il conserver pour la suite?

Pour ma part, je répondrais: « tout ». A savoir:

  • Tous les schémas et dessins des participants
  • Toutes les propositions des participants
  • Toutes les priorisations ou sélections de ces propositions
  • Toutes les développements (plans d’actions par exemple) proposés pour ces propositions
  • Tous les feed-backs (si on s’est donné du temps pour cela) des participants.

On serait vite tenté de ne conserver que les sujets qui ont été placés en priorités par les participants, et approfondis en seconde partie du Worldcafé. En fait, si le groupe a voté pour telle ou telle proposition, rien ne prouve qu’il n’aurait pas voté pour une autre le lendemain. Et puis: même dans ce qui n’a pas été plébiscité, il y a fort à parier que vous dénichiez des pépites… On peut s’attendre à ce que l’équipe stratégie ou communication (ou autre…) de l’entreprise (re)découvre à tête reposée cette masse d’idées et accouche du GRAND PROJET pour les 5 ans à venir… Parfois les participants du Worldcafé vont être hyper imaginatifs, mais il faudra une seconde équipe pour transformer toute leur création.

Un exemple de chemin de fer pour un document de synthèse: 1) introduction (objectifs, participants, questions posées), 2) listing de tout ce qui est apparu, présenté façon SWOT (forces, faiblesses, opportunités, risques), 3) résultats des priorisations (issu en général du vote des participants eux-mêmes), synthèse de ce qui a été ensuite approfondi (généralement les plans d’actions proposés).

Comment estimer après coup la qualité d’un Worldcafé ?

Quelques pistes:

  • Prenez le pouls en début de journée, et reprenez-le en fin de journée: quelle mine font vos participants? Comment interagissent-ils les uns avec les autres ? Comment sonnent les voix dans la salle ?
  • Demandez un feed-back, très ouvert, à chaque participant. Par exemple, comme un coach: « Avec quoi repartez-vous ce soir? ».
  • Vous pouvez aussi faire remplir dans les jours qui viennent un petit sondage d’évaluation…
  • Quantifiez les idées et propositions nées à cette occasion.
  • Mesurez avant et après l’ambiance dans l’organisation (dynamique de groupes de travail, conversation autour du café, absentéisme, boîte à suggestions, manière dont les conflits se règlent, etc.)
  • Suivez et mesurez les projets initiés grâce au Worldcafé
  • Suivez l’évolution des problèmes remontés par les participants

Attention: comme le coaching, le Worldcafé peut susciter des résultats aussi sur le long terme…

Qu’est-ce qui peut « rater »?

Dans ce genre d’événement, tout ce qui arrive est matériau, donc l’idée de ratage pourrait bien être discutée… Mais prêtons-nous à l’exercice…

  • Une erreur de synospis: on travaille « ici », alors que « là », en amont, il y a un énorme contentieux qui bloque tout.
  • Des questions qui ne « portent » pas, sont faibles et cantonnent les participants à leur réalité et à leur résistance ou encore à leur frilosité.
  • Un « passif » (« On nous a déjà donné la parole dans cette organisation mais rien ne s’est passé ensuite »).
  • Un message d’inauguration trop faible (« Les facilitateurs sont sympas mais la direction n’a rien dit qui me rassure sur le sens ou l’utilité de tout cela »).

(Suivez cette page, il est possible que je rajoute des questions au fil de mes expériences)

Share