Le Forum Ouvert « Quelles actions, maintenant, pour mieux vivre sur notre territoire« , qui s’est tenu à Annemasse ce 16 septembre a été, avec 60 participants, des dizaines de propositions concrètes et le lancement opérationnel de groupes de travail, un plein succès, mais je laisse aux associations organisatrices le soin de faire, d’ici quelques jours, leur synthèse sur leurs sites web.

Pour m’en tenir à mon rôle de facilitateur, j’ai eu envie, après avoir synthétisé plus retours d’expérience de Forums ouverts dans le milieu associatif, d’identifier les spécificités du Forum Ouvert dans ce milieu, comparé au monde de l’entreprise. L’inventaire commence, il méritera d’être complété, par vous et/ou par moi…

  • Hétérogénéité. Par définition, les collaborateurs d’une organisation appartiennent à un système très tangible, qui comporte (normalement!) une vocation commune, des règles, une histoire, une hiérarchie, un ou des lieux, des objectifs, une mesure des résultats, etc. Au contraire du milieu associatif où l’on pourra partager essentiellement les mêmes idéaux, parfois les mêmes envies, plus rarement les mêmes pratiques, soit une rencontre démarrant sur quelque chose de beaucoup moins incarné, si l’on peut dire. Proposition: insister, dans les préparatifs comme dans l’événement, sur ce qui rassemble au quotidien ces personnes.
  • Sur qui on peut compter ? Alors que dans la plupart des Forums Ouverts on invite assez officiellement un public bien cerné, on envoie ici des mails, on distribue des flyers, on affiche, on parle, on donne des coups de téléphone. Et jusqu’à la dernière minute, on ne sait guère si on aura 30 ou 300 participants. Proposition : avoir une infrastructure souple et quelques costauds pour pouvoir adapter les lieux et le mobilier en dernière minute!
  • Encore plus ouvert qu’un Forum ouvert… Oui, car vu l’hétérogénéité annoncée, et le manque de visibilité sur les effectifs, on peut s’attendre à des personnes débarquant  en milieu de matinée ou de journée, et à d’autres qui partiront à mi-étape. On ne compte pas ceux qui viennent serrer quelques mains et disparaissent dans la demie-heure… Difficile de fermer les portes d’un Forum ouvert dans le monde associatif (et plus largement, citoyen). Proposition: être préparé à ces allées-venues, en introduisant une routine adéquate. Les nouveaux arrivants sont par exemple invités à rencontrer le facilitateur qui leur explique le concept, les principes de base, la situation à leur heure d’arrivée et les ateliers auxquels ils peuvent participer…
  • Minimalisme du matériel. Le monde associatif manque de moyens, ce n’est pas nouveau. Il est dès lors fort probable qu’on fasse des économies sur certaines ressources, à fortiori avec les associations conscientes du gaspillage et de la pollution. Sus alors aux post-its, aux feutres de couleur et aux grands posters… Attention tout de même aux économies qui peuvent se solder par une perte d’efficacité. Le post-it, de grande taille et multicolore, a vraiment un impact puissant, et une affiche d’un mètre en caractères de 10cm de haut peut prétendre être lisible dès 4-5 mètres, ce n’est pas pour rien. Ailleurs, des participants vont légitimement regretter l’absence d’un micro HF, tout le monde n’ayant pas une voix qui porte, ou des oreilles toute neuves… D’autres se plaindront de la maigreur des provisions de bouche… Proposition: d’abord se demander sérieusement pour quelle raison tel ou tel matériel figure dans la liste des fournitures requises. Les affiches (et les post-its), c’est pour être vu à quelle distance ? Par combien de personnes à la fois? La couleur, c’est dans quel but ? Le micro, qui l’utilisera, et dans quel-s environnement-s? Ensuite, examiner comment obtenir des résultats identiques à moindre coût ou impact écologique. Certaines associations vont par exemple imprimer les principes du Forum ouvert en format A3, peu lisible dans une grande salle. Abandonnons dès lors l’impression coûteuse mais écrivons à la main et en couleur sur de grandes nappes!
  • Le poids de l’habitude… Sans tomber dans la caricature, difficile de ne pas remarquer que dans le monde associatif on parle beaucoup… Peut-être simplement parce qu’on ne compte pas son temps, et qu’il n’y a pas une instance supérieure qui EXIGE un passage à l’acte. Difficile aussi de ne pas remarquer que le monde associatif a souvent ses leaders, des mâles généralement, forts en gueule et laissant peu de place aux personnalités plus discrètes. Cette n’est pas vraiment l’essence du Forum ouvert, mieux: ce concept est vraiment capable de bousculer de telles habitudes. Mais il peut arriver de voir un ou l’autre des ateliers subirent ces mauvaises pratiques, acceptées incidemment par toutes les parties… Proposition: pas de recette miracle. Il peut être utile d’insister fortement dans la présentation de l’événement sur l’ambition de créer, de changer, de déboucher sur des propositions concrètes ou actions, de sortir de nos habitudes! Il faut aussi rappeler que le forum se terminera dans un temps précis et autoriser chacun à le répéter quand un participant monopolise la parole. Autoriser aussi chaque participant à poser cette question quand cela devient nécessaire : « J’entends bien (ton analyse, ton sentiment, tes besoins) mais comment pourrais-tu nous aider dans CET atelier, ici et maintenant ? . Un espoir cependant: le Forum ouvert (comme le Worldcafé) influence sur le long terme. En participant à son second, son troisième puis son quatrième Forum ouvert, on intègre de plus en plus ce nouveau paradigme.
  • Motivation. Une particularité de ce public est bien sûr son engagement. Les membres d’associations ont des passions, des envies, ils sont pour l’essentiel gourmands d’outils ou de concepts qui leur permettent d’avancer, et c’est dès lors un plaisir pour la facilitateur de travailler avec eux. A comparer à la facilitation en entreprise où le public est parfois incrédule, sous l’air du « Tout ça s’est bien gentil, mais ILS nous ont déjà fait le coup, rien ne changera »… Proposition: prendre soin de cette motivation!
  • Connaissance incomplète du concept. On voit de plus en plus d’associations s’emparer des outils Forum Ouvert et World café. Des graphiques et des Powerpoint s’échangent sur le Web…, on se tuyaute,… et tout à coup des Forums ouverts qui n’en sont pas sont annoncés, des métaplans sont recolorés en Worldcafé, etc., etc. Le risque est bien sûr celui d’un bricolage qui pourrait, dans certains cas, réduire l’efficacité de ces événements (et le plaisir aussi qu’en retirent leurs participants !), avec comme conséquence une perte de confiance du public. Proposition: Il ne faut certes pas s’accrocher à ces « outils » et ne tolérer aucune variante, d’autant qu’ils sont encore jeunes et qu’ils évolueront, mais il faut sans doute préserver l’esprit de chacun et ses ingrédients les plus indispensables. Ce qui suggère de ne pas les traiter à la légère, donc de s’impliquer profondément en tant que facilitateur, de se former, d’échanger et de continuer à apprendre.

La discussion est, bien sûr, totalement ouverte !

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